Ich erzähle Mal wie wir das meist machen:
Spielleiter gibt ungefähres Setting vor +/- Sachen die wirklich nicht passen würden (zB Orkheld auf dem raulschen Kaiserhof). Dann sprechen sich meistens die Spieler ab, wer welchen Charakter gerne spielen würde (gilt weniger dazu, dass sie die Gruppe halbwegs abstimmen, sondern meist, dass wir inzwischen Spaß daran haben, unseren Spielern einen gemeinsamen Hintergrund zu geben, zB Professor für Geographie und Magierin der Akademie, die ihn hatte).
Wer immer meistert sitzt meist nur dabei, um zu wissen, was die Spieler so können und das Abenteuer auf die Gruppe abzustimmen. Sollte zum Beispiel kein Magier bzw. ungeeignete Geweihte dabei sein, können Gegner, die nur auf magische Weise zu besiegen sind schwierig werden (vielleicht der Gruppe eine geeignete Waffe zum Finden ermöglichen), wenn sich keiner zu benehmen weiß, sollte man Besuche bei Herrschaften auf das Nötigste reduzieren und sie lieber mit dem Gesindel agieren lassen.
Was Abenteuer betrifft, kaufe ich mir zwar eine Menge Kaufabenteuer - aber dienen die mehr der Ideenfindung bzw. wenn ich Mal schnell einen Bösewicht brauche mit entsprechenden Werten. Ansonsten gilt: mach was immer dir und der Gruppe Spaß macht, überlege dir einen grundsätzlichen Ablauf, sei aber offen zu improvisieren und auf die Gruppe einzugehen, wenn deine Ideen nicht ankommen. Meine Gruppe wollte unbedingt den Charakter, den ich über das Abenteuer als Hauptbösewicht vorsah, unbedingt beim allerersten Treffen heilen und retten und hat ihn nie aus den Augen gelassen (fanden ihn einfach sympatisch), da wurde er halt zum Verbündeten und wer anderer wurde Big Bad Boss.
Was die einzelnen Regeln betrifft, haben wir uns inzwischen verständigt, dass sich jeder seine Sonderregeln selber raussucht bzw. den Meister darauf aufmerksam macht. Zwar hat der Meister zum Schluss das letzte Wort und bestimmt er was geht und was nicht (egal was in den Büchern steht - und ansonsten “Magic”, “Neueste Technologie”, “Aliendingens”).
Das schwierigste an der Sache als Meister ist eigentlich, den Spielern verstehen zu geben, dass man nicht jede Probe schaffen kann und bei einer Probe scheitern nicht gleich der Tod der Gruppe ist, sondern eine Herausforderung, anders an die Sache ranzugehen. Kenne leider viele Meister (war anfangs selber so einer), die bei jedem Fehler (nicht mal Patzern) sofort Charaktere schwer verletzen bzw. töten und sich dann wundern, warum die Spieler etwas gefrustet sind. Wenn etwas nicht funktioniert - schreib es raus.
Ansonsten empfehle ich zur Ideenfindung die Augen offen zu lassen, Inspiration kann sich fast überall finden. Halt nicht zu offenkundig machen, wo man gerade eine Idee klaute und hin und wieder Klischees voll durchziehen, nur um sie dann über den Haufen zu werfen.